兴泸水务扎实做好供水档案管理促进供水事业健康发展

时间：2010-09-15 15:23

来源：中国水网

供水档案是城市供水设施建设的真实记录，是城市供水的技术成果和历史依据。搞好供水档案管理，确保文档的完整性、准确性，对于了解城市供水事业发展，建设和改造城市供水管网，具有十分重要的现实意义。

近年来，四川省泸州市兴泸水务集团本着“对历史负责，为现实服务，替未来着想”的思想，不断完善档案管理制度，提高档案科学管理水平，积极为供水建设提供服务，取得了良好的社会和经济效益。公司档案管理全部达到省、市级先进标准，实现了档案管理工作“满堂红”。

一、建立组织机构，明确目标任务

泸州水司领导十分重视档案管理工作，档案管理建立“领导分管、部门负责人主管、档案专兼职人员具体管”的三级管理体制，明确职责，责任到人。公司还把档案工作列入单位的发展规划和年度计划，纳入分管领导和有关人员的岗位职责和目标考核范围，做到年初有目标，年终有总评，从而确保了档案工作有组织、有目标、形成了“上下一条心、拧成一股劲”齐抓共管的良好氛围，使档案管理工作一年上一个新台阶。

二、完善档案管理制度，夯实档案管理基础

公司根据ISO9001质量管理要求和档案规范化建设标准，结合本单位实际情况，建立健全一整套档案管理制度。做到从立卷归档到保管统计，从档案利用到鉴定销毁，从档案移交到奖惩处罚等每个环节都有据可依，为规范、高效地开展档案工作奠定了良好的基础。

在完善制度的同时，公司投入了大量的资金，建设档案库房。2005年公司迁入新建办公大楼，库房由以前的80平方米扩大到400平方米，实现了办公室、阅览室、库房三分开。同时，公司还投入近百万元，新购置标准档案柜60组，购置湿度测试仪、复印机、录音（像）机、照相机、干粉灭火器、铅笔固定剂等，有效地维护了档案的安全。档案装备达到了设备现代化、装具标准化。

三、完善档案管理网络，确保文件材料收集完整。

档案从形成到归档，由许多环节组成。收集的文件材料不仅包括收发的红头文件，还包括在供水生产、输送和供水设施建设等活动中形成的各种统计、文书和设计资料。为确保档案资料完整，泸州水务集团建除配备公司级专门管理部门和专职档案管理人员外，还在各管理部门、水厂和各安装、维修单位指定专（兼）职档案人员，组成从横向到纵向的档案管理整体网络，并将管理工作纳入单位和个人的目标责任中，严格考核，确保无论是在管理还是生产、销售和安装工作的各个阶段、各个环节，都能从组织上保证档案、文字、图片、声像等材料不疏漏、不散失。

四、统一业务规范，树立质量意识，实现档案管理现代化。

针对供水档案种类繁多的特点，泸州水务集团制定了企业档案管理业务流程和规范，包括文件点收、文件整理、档案分类、档案名称及编号、调卷程序等十二步骤。公司还确定专人严格按照业务规范标准进行核查把关,凡不符合要求的档案一律重新整理;凡符合规范标准归档的档案，坚持“四个统一”,即明确统一的档案盒、统一的档案袋、统一编码和代码、统一档案柜。

档案的规范管理,为档案数字化、信息化管理提供了条件。所有的供水档案经整理后, 公司运用计算机、激光打印机、扫描仪等高科技设备处理档案，全面管理档案信息,极大地提高了检索速度和档案的质量。在调档、更新、归档过程中,都使用计算机查询,按照提示信息查阅,工作效率明显提高,使公司的档案工作逐步走向了规范化、科学化、现代化的管理轨道。

五、注重开发利用，充分发挥供水档案的使用价值

搞好供水档案工作的根本目的是利用和服务。泸州水务集团档案室紧紧围绕生产经营中心工作，主动开展档案的利用服务工作。档案室编制了检索工具，并将收集到的档案信息进行深加工，编制成全宗指南、历年文件汇编、大事记等汇编资料。公司档案室利用大量的档案资料，在企业改制、重大项目的决策等方面为领导决策提供服务。在供水抢修工作中，通过档案人员的快速查找，维修人员在最短时间内弄清了网管的布局、走向，制定出科学合理的抢修方案，减少了供水企业的经济损失，建立了供水企业为市民服务的良好形象。

通过档案管理人员和广大干部员工的共同努力，泸州水务集团档案管理不仅实现了制度化、规范化和现代化管理；同时，档案人员运用大量的档案信息，直接参与公司一些主要管理、运营、基建、技改等工作，有力地推进和完善各项工作，创造了较好的经济效益和社会效益。

（泸州兴泸水务集团有限公司唐建华）

编辑：全新丽